نکاتی در خصوص برگزاری یک جلسه موفق و کارا

۱. جلسه را به موقع آغاز کنید

افرادی که به موقع در سالن کنفرانس حاضر شده‌اند، نباید حتی ۵ دقیقه بیشتر برای حضور فرد دیگری صبر کنند. در را بسته و جلسه را آغاز کنید. منتظر افراد بدقول ماندن، تنها باعث تقویت رفتار آنان خواهد شد. کسانی که دیر می‌رسند و باعث ناراحتی دیگران می‌شوند، دیگر این اشتباه را مرتکب نخواهند شد.

۲. اهداف خود را مشخص کنید

هدف مورد نظر خود را پیش از شروع جلسه مشخص کنید. اگر قصد دارید دستور کاری در این مورد بنویسید، بهتر است آن را به کوتاه ترین شکل ممکن بنویسید تا اهدافتان از طریق نامه‌ای طولانی و خسته‌کننده به اعضای تیم منتقل نشود.

۳. تعداد افراد حاضر را تا حد امکان کاهش دهید

سعی کنید تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسه را حداکثر به ۵ تا ۷ نفر کاهش دهید. وقتی گروه بزرگ تر شود، برخی اعضا تبدیل تماشاگر می‌شوند.

۴. جلسات را کوتاه برگزار کنید

بیشتر مواقع، زمانی که برای انجام کاری در نظر می‌گیرید، زمان واقعی لازم برای انجام آن است. احتمالا، بر اساس تقویم‌های Gmail یا Outlook، یک ساعت، زمان پیشفرض انجام کارها محسوب می‌شود. سعی کنید جلسات را برای ۳۰، ۴۵ یا حتی ۱۵ دقیقه برنامه‌ریزی کنید. صرفه جویی در زمان، هرچند هم کوتاه، می‌تواند در پربار بودن روزتان موثر باشد.

۵. از همه افراد انتظار همکاری داشته باشید

در تمام شرکت‌های موفق، اگر در بحث‌های انجام گرفته در جلسات شرکت نکنید، دیگر دعوت نخواهید شد. فعال بودن و به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، امری ضروری محسوب می‌شود.

۶. پاورپوینت‌هایی متفاوت بسازید

برای رعایت این نکات، می‌توانید ارائه بصری زیبا تری داشته باشید. از تصاویر بیشتر از کلمات استفاده کنید؛ استفاده از قانون توییتر در ارائه‌ها کاملا منطقی به نظر می‌رسد، در یک اسلاید، از بیش از ۱۴۰ کاراکتر استفاده نکنید. بهتر است ارائه خود را با خلاصه از تصمیمات و قدم‌های بعدی به پایان ببرید.

۷. ملاقات را در جایی غیر از سالن کنفرانس برگزار کنید

برگزاری جلسات، در خارج از سالن کنفرانس، ایده‌ای مناسب برای تیم‌های کوچک به نظر می‌رسد. می‌توانید در طول جلسه، قدم بزنید تا در فضای آزاد بنشینید.

هدایت ملاقات‌های تیمی با روش‌های مناسب، باعث جاری شدن بهتر ایده‌های اعضا خواهد شد. قطعا زمانیکه افراد از حضور در جلسه خسته و کسل شوند، برای اتمام آن ثانیه شماری خواهند کرد. نظر شما چیست؟